Учёт тахографа: основное средство или расходы?

Покупка тахографа — это не только оплата самого прибора: к ней добавляются установка и настройка, а для водителей нужны персональные карты, с помощью которых устройство определяет, кто за рулём. Но потратить деньги и признать их расходом в учёте — не одно и то же: стоимость оборудования в одних случаях учитывают сразу, в других — постепенно, в течение срока использования.

От этого зависит, какую прибыль компания покажет в отчётности и когда затраты уменьшат сумму, с которой рассчитывают налог на прибыль. Разберём, как это работает для тахографа, его установки и карт водителей.

Для учета тахографа возможны два основных варианта:

• Признать затраты расходами сразу. Вся стоимость покупки относится к расходам одного периода и уменьшает его бухгалтерскую прибыль.
• Признать тахограф основным средством. Прибор учитывается как имущество для длительного использования, а его стоимость переносится в расходы постепенно — через амортизацию.

Амортизация — не дополнительный платёж и не деньги, которые нужно куда-то перечислять. Так в учёте распределяют стоимость оборудования на время его использования, вместо того чтобы относить её к расходам одного периода.

Раньше бухгалтерские правила позволяли не учитывать оборудование как основное средство, если его стоимость укладывалась в установленный компанией лимит, который не мог превышать 40 000 рублей за единицу. Поэтому тахограф дороже этой суммы при соблюдении остальных условий приходилось учитывать как основное средство.

С 2022 года ограничение в 40 000 рублей отменено: начали действовать новые правила — ФСБУ 6/2020. Теперь организация сама устанавливает обоснованный лимит с учётом того, насколько списание таких покупок влияет на достоверность отчётности, и закрепляет порядок в учётной политике — своих внутренних правилах учёта. Поэтому цена выше 40 000 рублей сама по себе больше не означает, что тахограф обязательно нужно амортизировать.

С лимитом сравнивают не только цену прибора, но и необходимые затраты на его подготовку к работе: доставку, установку и первоначальную настройку. Если оборудование признают основным средством, эти работы входят в его стоимость, даже при условии, что их выполняет другая компания и оформляет отдельным актом.

Бухгалтерская отчётность показывает имущество, доходы и расходы компании. Налоговый учёт решает другую задачу: определяет, с какой суммы нужно заплатить налог, причём состав и сроки признания расходов могут отличаться от бухгалтерских.

Для налога на прибыль действует отдельный порог: оборудование со сроком использования более года и первоначальной стоимостью свыше 100 000 рублей при выполнении остальных условий относят к амортизируемому имуществу. Если стоимость отдельно учитываемого тахографа не превышает 100 000 рублей, её можно полностью включить в налоговые расходы при начале эксплуатации, даже если в бухгалтерском учёте прибор признан основным средством.

Чтобы увидеть разницу, рассмотрим две условные покупки. Допустим, компания обоснованно установила бухгалтерский лимит 50 000 рублей, а для налога на прибыль списывает стоимость недорогого оборудования при начале использования. Суммы в примере приведены без НДС, принимаемого к вычету; тахограф учитывается отдельно от автомобиля.

Во втором случае установка меняет порядок бухгалтерского учёта: сам прибор дешевле лимита, но готовое к работе оборудование стоит уже 60 000 рублей. Поэтому нельзя сразу списать 45 000 рублей за прибор и отдельно 15 000 рублей за необходимые монтажные работы, игнорируя общую стоимость.

При этом для налога на прибыль все 60 000 рублей в выбранном варианте списания учитываются сразу. Они уменьшают прибыль, с которой рассчитывается налог за соответствующий период, хотя в бухгалтерской отчётности расход на эту покупку будет появляться частями. То есть признание тахографа основным средством не всегда означает, что налоговый эффект от покупки тоже придётся растягивать на несколько лет.

Эти налоговые правила относятся именно к налогу на прибыль организаций: при УСН порядок учёта покупки нужно рассматривать отдельно.

Тахограф устанавливают в автомобиль, но данные он должен связывать с конкретным человеком. Для этого водитель вставляет в прибор свою карту с чипом: она позволяет определить, кто за рулём, и сохраняет сведения о его работе и отдыхе.

Карта именная, её нельзя передать сменщику. Поэтому расходы на её оформление рассматривают отдельно от покупки самого прибора: компания оплачивает не ещё одну деталь автомобиля, а персональную карту для работы сотрудника.

Затраты на рабочие карты можно учесть при расчёте налога на прибыль, если они обоснованы и подтверждены документами. Для контроля удобно вести реестр: кому оформлена карта, каков её номер и когда заканчивается срок действия.

Если водитель увольняется, карта остаётся у него, даже если её оплатила компания. Забрать её для другого сотрудника нельзя, как нельзя и удержать стоимость из зарплаты только на основании увольнения. Бухгалтерии нужно сообщить о прекращении работы водителя, чтобы обновить сведения о карте. Если расходы на её оформление уже учтены, повторно списывать ту же сумму не нужно.