Расходуем средства бизнеса правильно: как избежать финансовых рисков при тратах с корпоративной карты и переводах физлицам
Как показывает практика, далеко не все предприниматели понимают, что денежные средства на счету ООО не являются их личными средствами — это деньги организации, поэтому тратить их, как заблагорассудится, нельзя. Такая практика может обернуться очень серьезными финансовыми потерями. Одни собственники бизнеса об этом просто не задумываются, другие не придают подобным рискам значения, но для справедливости надо сказать, что раньше и банки, и налоговая тоже смотрели на эти моменты сквозь пальцы. Однако в последнее время ситуация начала меняться: мы видим, что ФНС начала крайне строго следить за расходованием средств со счетов организаций, выявлять нарушения, доначислять налоги и штрафы. В этой статье рассказываем о том, как не оказаться в зоне риска.
Траты на личные нужды с корпоративной карты
Чаще всего предприниматели «грешат» именно этим — используют корпоративную карту так, как будто это карта физлица. Покупают товары и услуги для бизнеса или для себя, не заботясь о том, что деньги на счету ООО являются подотчетными. Важно знать, что любая покупка с корпоративной карты, особенно если речь идет о крупной сумме, требует соблюдения главного правила: она должна быть связана с деятельностью бизнеса (то есть экономически обоснованной) и иметь документальное подтверждение. Если корпоративная карта используется для оплаты деловых поездок руководителя на такси, участие в конференции, покупку мебели или канцелярии для офиса — никаких проблем нет. Достаточно вовремя собирать и отражать в авансовых отчетах по расходованию подотчетных средств для налоговой товарные чеки с указанием цели платежа. Но если экономического обоснования, а также чеков или актов нет, то ФНС при проверке будет считать трату с корпоративной карты доходом собственника организации — с которого нужно платить НДФЛ и страховые взносы.
Отметим, что только предприниматель в статусе ИП может спокойно перечислять денежные средства со счета ИП себе на карту и тратить так, как сочтет нужным. Только в назначении платежа нужно использовать формулировку «Доход от предпринимательской деятельности» и лучше не делать крупные переводы свыше 600 тыс. рублей, поскольку они, вне зависимости от назначения, подлежат обязательному контролю со стороны банка.
Отметим, что только предприниматель в статусе ИП может спокойно перечислять денежные средства со счета ИП себе на карту и тратить так, как сочтет нужным. Только в назначении платежа нужно использовать формулировку «Доход от предпринимательской деятельности» и лучше не делать крупные переводы свыше 600 тыс. рублей, поскольку они, вне зависимости от назначения, подлежат обязательному контролю со стороны банка.
Переводы денежных средств со счета ООО физическому лицу
Мы уверены, что почти каждый предприниматель хотя бы раз сталкивался с необходимостью перевести деньги со счета ООО физическому лицу (имеется в виду не перевод «белой» заработной платы). Чаще всего это происходит, когда для выполнения отдельных работ или оказания услуг привлекается специалист, не имеющий юрлица и не находящийся в статусе ИП. Такой вариант расчетов значительно проще найма сотрудника в штат, особенно если задача разовая и срочная. Важно отметить, что напрямую законом это не запрещено. Но есть ряд нюансов.
1. Прежде всего, следует знать, что между организацией и физическим лицом обязательно должен быть заключен договор. Причем какими бы ни были условия, это всегда будет договор гражданско-правового характера, и оплата физлицу считается доходом последнего. С каждого такого дохода организация, выступающая в данном случае налоговым агентом, обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы.
2. Как и трата с корпоративной карты, выплата физлицу по договору должна соответствовать задачам бизнеса, а работы и услуги быть реально оказаны последним. В назначении платежа физлицу важно как можно более детально указать его цель — для решения каких задач выделяются денежные средства. Также необходимо иметь подтверждение выполнения этих работ — как минимум в виде отчетов от исполнителя.
3. Если организация выдает подотчетные средства своим сотрудникам для расходования на нужды бизнеса, у нее обязательно должен быть утвержденный приказом руководителя список таких сотрудников с указанием целей, сумм и срока, в течении которого они должны отчитаться за эти средства.
4. Нужно следить за тем, чтобы переводы физлицам, даже при наличии договоров ГПХ, осуществлялись не слишком часто, не сразу после поступления средств на расчетный счет и не носили массового характера. Суммы при этом не должны быть слишком большими, и желательно, чтобы на счету организации оставались свободные деньги.
1. Прежде всего, следует знать, что между организацией и физическим лицом обязательно должен быть заключен договор. Причем какими бы ни были условия, это всегда будет договор гражданско-правового характера, и оплата физлицу считается доходом последнего. С каждого такого дохода организация, выступающая в данном случае налоговым агентом, обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы.
2. Как и трата с корпоративной карты, выплата физлицу по договору должна соответствовать задачам бизнеса, а работы и услуги быть реально оказаны последним. В назначении платежа физлицу важно как можно более детально указать его цель — для решения каких задач выделяются денежные средства. Также необходимо иметь подтверждение выполнения этих работ — как минимум в виде отчетов от исполнителя.
3. Если организация выдает подотчетные средства своим сотрудникам для расходования на нужды бизнеса, у нее обязательно должен быть утвержденный приказом руководителя список таких сотрудников с указанием целей, сумм и срока, в течении которого они должны отчитаться за эти средства.
4. Нужно следить за тем, чтобы переводы физлицам, даже при наличии договоров ГПХ, осуществлялись не слишком часто, не сразу после поступления средств на расчетный счет и не носили массового характера. Суммы при этом не должны быть слишком большими, и желательно, чтобы на счету организации оставались свободные деньги.
Особенности расчетов с самозанятыми
Сегодня многие физические лица, выполняющие какие-либо работы и/или оказывающие услуги, оформляют себе статус плательщиков налога на профессиональный доход (более распространенное название — самозанятые). Для бизнеса сотрудничество с самозанятым — достаточно выгодный вариант, так как здесь ему не нужно выступать налоговым агентом, ведь все положенные налоги самозанятый платит сам за себя. Но и здесь есть несколько важных моментов, а также риски, на которые нужно обратить внимание.
1. Для проведения оплат самозанятому с ним также необходимо заключить договор на услуги, соответствующие целям и деятельности компании. Номер договора, размер и цель оплаты надо обязательно отражать в платежном поручении, а после оплаты самозанятый должен предоставить чек, который является прямым аналогом закрывающих документов (акта) от контрагента — юрлица.
2. В первое время после принятия закона о самозанятых многие компании с целью экономии на налогах активно переводили в статус плательщиков НПД своих сотрудников — частично или даже всех. Но сейчас это фактически не работает: налоговики стали активно выявлять такие схемы, требовать от бизнеса обоснования работы с самозанятыми, предъявлять подмену трудовых отношений, доначислять НДФЛ, страховые взносы и штрафы, часто на значительные суммы. Под подозрение в намеренном занижении налоговой базы может попасть и добросовестный предприниматель, который не в курсе того, что для ФНС является «красным флагом»:
3. Рекомендуем при заключении договора с самозанятым отслеживать момент, в котором он оформил себе такой статус. Бывает так, что физлицо — подрядчик буквально еще вчера было ИП, а сегодня стало самозанятым и продолжает оказывать бизнесу все те же услуги. Мы видим, что налоговая и здесь стала задавать всем участникам сделки вопросы, подозревая их в занижении налоговой базы.
4. Советуем не переводить самозанятым слишком большие суммы — это также может вызвать подозрение, причем не только у ФНС, но и у банка.
1. Для проведения оплат самозанятому с ним также необходимо заключить договор на услуги, соответствующие целям и деятельности компании. Номер договора, размер и цель оплаты надо обязательно отражать в платежном поручении, а после оплаты самозанятый должен предоставить чек, который является прямым аналогом закрывающих документов (акта) от контрагента — юрлица.
2. В первое время после принятия закона о самозанятых многие компании с целью экономии на налогах активно переводили в статус плательщиков НПД своих сотрудников — частично или даже всех. Но сейчас это фактически не работает: налоговики стали активно выявлять такие схемы, требовать от бизнеса обоснования работы с самозанятыми, предъявлять подмену трудовых отношений, доначислять НДФЛ, страховые взносы и штрафы, часто на значительные суммы. Под подозрение в намеренном занижении налоговой базы может попасть и добросовестный предприниматель, который не в курсе того, что для ФНС является «красным флагом»:
- Наличие слишком большого количества договоров с самозанятыми. В идеале их не должно быть более 10;
- Выплаты самозанятым по времени и регулярности совпадают с выплатами заработной платы сотрудникам;
- Привлечение бывшего сотрудника к работе в качестве самозанятого менее, чем через два года после его увольнения (запрет на это прямо прописан в ст. 6 Федерального закона N 422-ФЗ от 27.11.2018 «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»).
3. Рекомендуем при заключении договора с самозанятым отслеживать момент, в котором он оформил себе такой статус. Бывает так, что физлицо — подрядчик буквально еще вчера было ИП, а сегодня стало самозанятым и продолжает оказывать бизнесу все те же услуги. Мы видим, что налоговая и здесь стала задавать всем участникам сделки вопросы, подозревая их в занижении налоговой базы.
4. Советуем не переводить самозанятым слишком большие суммы — это также может вызвать подозрение, причем не только у ФНС, но и у банка.
Неприятные последствия для бизнеса
Итак, вот какие риски несут предприниматели, когда без должной осмотрительности переводят деньги физлицам (в том числе самим себе и самозанятым) или совершают траты по корпоративной карте.
1. Блокировка расчетного счета банком. Любой банк в рамках исполнения Федерального закона № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма» автоматически проверяет все операции компании по ее расчетным счетам на признаки сомнительных. Если такие признаки будут обнаружены, кредитная организация заблокирует перевод физлицу и затребует от компании объяснения. Эта история может легко закончиться блокировкой самого расчетного счета. Как правило, подозрения у банков вызывают слишком частые, массовые и/или крупные переводы денежных средств в пользу физлиц, особенно если они совершаются сразу после поступления средств на расчетный счет и не имеют прямой связи с деятельностью бизнеса.
2. Претензии и штрафные санкции со стороны ФНС. Повторим снова: когда предприниматель расходует подотчетные средства организации или совершает переводы физлицам без экономического обоснования и документального оформления, с точки зрения бухгалтерского и налогового учета все это является доходом физлица. С него организации необходимо удерживать НДФЛ и перечислять его в бюджет, как и все положенные страховые взносы. Напомним, с 1 января 2025 года в России действует прогрессивная шкала ставок данного налога, подробнее об этом мы писали здесь.
Налог НДФЛ платится не реже двух раз в месяц, с такой же периодичностью подаются и промежуточные отчеты (уведомления) по НДФЛ. По страховым взносам также нужно подавать уведомления, а уплату производить ежемесячно.
Несвоевременная подача организацией отчетности по НДФЛ и страховым взносам и неуплата налога вовремя обернется, согласно п. 1 ст. 119 НК РФ начислением штрафа в размере 5% от суммы задолженности за каждый месяц просрочки по НДФЛ и страховым взносам. Максимальный штраф за это нарушение составит 30% от данной суммы. Кроме того, если ФНС обнаружит, что НДФЛ не был уплачен в результате занижения налоговой базы, штраф составит 20% от суммы налога. А если налоговая выяснит, что организация умышленно занизила налоговую базу, размер штрафа возрастет до 40% (п. 1 ст. 123 НК РФ).
1. Блокировка расчетного счета банком. Любой банк в рамках исполнения Федерального закона № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма» автоматически проверяет все операции компании по ее расчетным счетам на признаки сомнительных. Если такие признаки будут обнаружены, кредитная организация заблокирует перевод физлицу и затребует от компании объяснения. Эта история может легко закончиться блокировкой самого расчетного счета. Как правило, подозрения у банков вызывают слишком частые, массовые и/или крупные переводы денежных средств в пользу физлиц, особенно если они совершаются сразу после поступления средств на расчетный счет и не имеют прямой связи с деятельностью бизнеса.
2. Претензии и штрафные санкции со стороны ФНС. Повторим снова: когда предприниматель расходует подотчетные средства организации или совершает переводы физлицам без экономического обоснования и документального оформления, с точки зрения бухгалтерского и налогового учета все это является доходом физлица. С него организации необходимо удерживать НДФЛ и перечислять его в бюджет, как и все положенные страховые взносы. Напомним, с 1 января 2025 года в России действует прогрессивная шкала ставок данного налога, подробнее об этом мы писали здесь.
Налог НДФЛ платится не реже двух раз в месяц, с такой же периодичностью подаются и промежуточные отчеты (уведомления) по НДФЛ. По страховым взносам также нужно подавать уведомления, а уплату производить ежемесячно.
Несвоевременная подача организацией отчетности по НДФЛ и страховым взносам и неуплата налога вовремя обернется, согласно п. 1 ст. 119 НК РФ начислением штрафа в размере 5% от суммы задолженности за каждый месяц просрочки по НДФЛ и страховым взносам. Максимальный штраф за это нарушение составит 30% от данной суммы. Кроме того, если ФНС обнаружит, что НДФЛ не был уплачен в результате занижения налоговой базы, штраф составит 20% от суммы налога. А если налоговая выяснит, что организация умышленно занизила налоговую базу, размер штрафа возрастет до 40% (п. 1 ст. 123 НК РФ).
