ЭТрН с 1 сентября 2026 года: полный чек-лист для подготовки к изменениям

До 1 сентября 2026 года остаются считанные недели — а значит, у перевозчиков, грузоотправителей и грузополучателей практически не осталось времени на подготовку к одному из самых масштабных изменений в транспортном документообороте за последние годы. С этой даты электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для подавляющего большинства коммерческих перевозок.

Если ваша компания занимается грузоперевозками или регулярно отправляет и получает грузы — эта статья для вас.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог привычной бумажной транспортной накладной. Этот документ представляет из себя структурированный XML-файл, который подписывается уполномоченным представителем каждой стороны через УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись) и передаётся через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Переход на ЭТрН — часть масштабной цифровизации грузоперевозок в России. Государство преследует несколько целей: сократить бумажную нагрузку, ускорить прохождение грузов через контрольные точки и повысить прозрачность НДС-цепочек в сфере транспортно-экспедиционных услуг.

До 1 сентября 2026 года применение ЭТрН останется добровольным — для обмена электронными документами требуется согласие всех сторон сделки.

Изменения закреплены Федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025, который вносит поправки в Федеральный закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» и смежные нормативные акты.

Ключевые изменения:

• ЭТрН становится обязательной для всех коммерческих грузоперевозок автомобильным, железнодорожным и воздушным транспортом.
• Обязательными в электронной форме становятся также: заказ-наряд, заявка на перевозку, экспедиторская расписка, складская расписка, поручение экспедитору.
• Все документы передаются в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
• Формат ЭТрН утверждает ФНС; порядок обмена определяет Правительство РФ.
• Экспедиторы обязаны работать через ГИС ЭПД и зарегистрироваться в реестре ГосЛог (регистрация открыта с 1 марта 2026 года).

Для каких видов перевозок ЭТрН не нужна (исключения по Приказу Минтранса РФ от 01.06.2026 № 262):

• Перевозки для нужд Министерства обороны РФ.
• Перевозки, где грузоотправитель или грузополучатель — иностранное лицо, не включённое в РАФП (государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц).
• Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из ЕАЭС.
• Перевозки для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
• Перевозки в случае технического сбоя у участника перевозки или оператора ГИС ЭПД, зафиксированного государственной системой обнаружения компьютерных атак.
• Перевозки при отсутствии интернета в населённых пунктах, включённых в специальный перечень Правительства РФ.
• Случай, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо.
• Перевозки драгоценных металлов и камней.

Важно: даже при наличии исключения для ЭТрН, электронный путевой лист обязателен для всех коммерческих перевозок.

Закон распространяется на четыре категории участников:

1. Грузоотправитель — инициирует оформление ЭТрН: указывает данные о грузе, транспортном средстве, водителе и маршруте, подписывает документ своей УКЭП перед началом перевозки.
2. Перевозчик — подтверждает приём груза к перевозке, при необходимости фиксирует замену водителя или транспортного средства в процессе рейса, а после доставки подтверждает факт передачи груза грузополучателю.
3. Грузополучатель — фиксирует фактическое количество и состояние груза при приёмке, указывает время прибытия и при наличии претензий отражает замечания в документе.
4. Экспедитор (если привлечён) — координирует взаимодействие сторон, формирует и подписывает сопутствующие электронные документы (экспедиторскую расписку, поручение экспедитору) и работает через ГИС ЭПД наравне с остальными участниками.

С 01.09.2026 отсутствие ЭТрН приравнивается к перевозке груза без сопроводительных документов.

Санкции по ст. 11.14.3 КоАП РФ:

• Должностные лица и ИП: штраф 25 000 — 50 000 ₽.
• Юридические лица: штраф 100 000 — 300 000 ₽.

По ст. 12.3 КоАП РФ (для водителя за отсутствие перевозочных документов при проверке ГИБДД): штраф 500 ₽ или предупреждение.

Переходный период: Правительство ввело льготный период до 1 марта 2027 года, в течение которого за отсутствие ЭТрН будет выписываться предупреждение — при условии, что бумажные документы оформлены корректно. Однако тянуть с переходом до последнего не стоит: интеграция с оператором ГИС ЭПД и обучение сотрудников требуют времени — начав подготовку в последний момент, вы рискуете столкнуться со сбоями именно в первые недели проверок после отмены льготного периода.

Дополнительные риски:

• Налоговая при камеральной проверке вправе запросить транспортные документы для подтверждения реальности операции и правомерности вычета НДС. Некорректно оформленная или отсутствующая ЭТрН может стать основанием для отказа в вычете.
• Инспектор ГИБДД может остановить груз при отсутствии QR-кода ЭТрН на водителя.

Вот пошаговый план подготовки для перевозчика:

Шаг 1. Получите или проверьте УКЭП руководителя

Для подписания ЭТрН необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя организации или ИП. Если она уже есть — проверьте срок действия. Для сотрудников, которые будут подписывать документы по доверенности, оформите машиночитаемые доверенности (МЧД).

Шаг 2. Выберите и подключите оператора ИС ЭПД

ЭТрН передаётся через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Актуальный реестр операторов размещён на сайте Минтранса. Среди популярных решений — Контур, СБИС, Астрал, Платформа ЭПД и другие.

При выборе оператора обратите внимание на:

• Совместимость с вашей учётной системой (1С, SAP и др.).
• Наличие мобильного приложения для водителей.
• Тарифы и стоимость подключения.

Шаг 3. Настройте учётную систему

Интегрируйте вашу учётную систему (1С, Контур и т.п.) с сервисом оператора ГИС ЭПД. Большинство реквизитов ЭТрН можно заполнять автоматически на основании уже сформированных отгрузочных документов — это значительно сокращает ручной труд.

Шаг 4. Обучите сотрудников

К работе с ЭТрН нужно подготовить сотрудников, каждый из которых отвечает за свой этап документа:

• Диспетчеры и логисты — оформляют исходные данные перевозки: груз, маршрут, транспортное средство, водитель.
• Водители — подписывают документ на месте через мобильное приложение простой электронной подписью (ПЭП) при приёме и передаче груза.
• Кладовщики — фиксируют фактические данные при погрузке и разгрузке: количество, состояние груза, время.
• Бухгалтерия — контролирует корректность оформления документа и отражает операции по ЭТрН в налоговом учёте.

Шаг 5. Согласуйте переход с контрагентами

Заключите дополнительные соглашения с партнёрами о переходе на электронный документооборот. Особенно это важно для регулярных клиентов и поставщиков — убедитесь, что они также подключены к ГИС ЭПД и готовы принимать и подписывать ЭТрН.

Шаг 6. Проведите пробные рейсы

До 1 сентября проведите несколько тестовых перевозок с оформлением ЭТрН, чтобы сотрудники отработали процесс на практике и устранили технические ошибки. Это позволит избежать проблем после вступления закона в силу.