Цифровизация грузоперевозок: обязательный переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года

Осенью 2026 года сферу грузоперевозок ждет серьезное техническое изменение. Согласно требованиям ФЗ № 140, вступившего в силу 7 июня 2025 года, с 1 сентября 2026 года основные перевозочные документы — транспортные накладные, заявки и заказы на перевозку, экспедиторские документы и другие — должны оформляться только в электронном виде. Эта обязанность касается всех участников процесса: отправителей, перевозчиков и получателей груза. Даже если компания заказала канцелярию или салфетки в офис, с точки зрения закона она выступает получателем товара и с 1 сентября обязана вести электронный документооборот с поставщиком.

В сфере грузоперевозок электронный документооборот (ЭДО) внедрялся поэтапно. Первоначально его порядок был прописан в постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200, утверждавшем общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом. В мае 2022 года Правительство РФ постановлением № 931 утвердило правила обмена электронными передаточными документами (ЭПД) между участниками грузоперевозок, а с 1 сентября того же года в России начала работать цифровая платформа для такого документооборота — Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), оператором которой стал Минтранс РФ. Министерство утвердило список компаний-посредников, внедривших собственные информационные системы (ИС ЭПД) для передачи документов от участников перевозки в основную систему — по аналогии с тем, как разные операторы ЭДО используют собственное программное обеспечение.

Изначально использование ЭПД в грузоперевозках было добровольным. Сразу после его введения проявились преимущества: выросла скорость обмена документами и взаиморасчетов между участниками перевозки, был обеспечен высокий уровень защиты данных по сделкам, сократился риск ошибок при оформлении документов, упростилось взаимодействие с ФНС и другими ведомствами. Теперь ФЗ № 140 делает использование ЭПД и ГИС ЭПД обязательным, за исключением отдельных случаев (о них расскажем ниже).

Электронный перевозочный документ (ЭПД) — это файл в формате XML, полный цифровой аналог оригинала бумажного транспортного документа с той же юридической значимостью. Такой формат хорошо известен компаниям — плательщикам НДС, которые через систему ЭДО обмениваются с контрагентами универсальными передаточными документами. Важно понимать: ИС ЭПД и ЭДО — это две разные системы, и участники грузоперевозок, включая получателей товара, должны использовать их одновременно.

Подключение к ИС ЭПД проходит в три этапа:

Этап 1. Договор с оператором. Нужно заключить договор с одной из компаний — операторов ИС ЭПД. Важно, чтобы выбранная компания входила в реестр Минтранса РФ, использовать других посредников нельзя.

Этап 2. Оформление электронных подписей. Вид подписи зависит от роли участника в процессе перевозки:

• Руководители компании-отправителя, перевозчика или получателя груза, а также представляющие компанию сотрудники. Для подписи ЭПД нужен сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Руководители оформляют КЭП только в удостоверяющем центре ФНС РФ, остальные сотрудники — в любом аккредитованном коммерческом УЦ из реестра Минцифры. Сотрудникам дополнительно потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) — XML-документ, подписанный КЭП руководителя и дающий право действовать от его имени.
• Водители, экспедиторы, складские работники и другие сотрудники. Обычно достаточно простой электронной подписи (ПЭП), которая фиксирует конкретное действие (например, приемку или доставку груза водителем) по коду в мессенджере или СМС. Способ реализации ПЭП стоит заранее согласовать с контрагентом, предоставляющим доступ к ИС ЭПД. В зависимости от принятого в компании плана перевозки сотрудники могут использовать неквалифицированную электронную подпись (НЭП), которую получают через сервис «Госключ» — она нужна для строгой фиксации этапов перевозки в ЭПД. НЭП обладает меньшей юридической силой, чем КЭП (заменять КЭП ею нельзя — это нарушение), но обеспечивает криптографическую защиту и гарантирует, что документ не менялся после подписания.

Этап 3. Установка программного обеспечения. Устанавливается специальное ПО от оператора ГИС ЭПД (или используется его веб-версия), после чего проводится обучение персонала работе с системой.

Процесс обмена ЭПД сложнее, чем обмен документами в обычном ЭДО — прежде всего из-за большего числа участников. Его можно разделить на несколько шагов:

1. Грузоотправитель создает электронную транспортную накладную (ЭТрН, формат утвержден Минтрансом РФ) в своей системе или в интерфейсе оператора, подписывает её КЭП и отправляет оператору ИС ЭПД. Документ получает уникальный идентификатор.
2. Оператор ИС ЭПД проверяет формат XML, действительность КЭП, уникальность идентификатора и корректность обязательных полей. При успешной проверке документ передается в ГИС ЭПД и рассылается остальным участникам.
3. Водитель в мобильном приложении оператора ИС ЭПД фиксирует приём груза с помощью ПЭП или НЭП; система обновляет статус в ГИС ЭПД.
4. Представитель перевозчика (логист или диспетчер) подписывает соответствующий титул КЭП; если это не руководитель юрлица — обязательно прикладывается МЧД.
5. После доставки водитель повторно фиксирует факт (ПЭП/НЭП), затем грузополучатель и представитель перевозчика подписывают свои титулы КЭП (с МЧД при необходимости). После этого документооборот по ЭТрН считается завершенным, а статусы фиксируются в ГИС ЭПД.

Есть отдельные случаи, когда Минтранс РФ разрешает использовать бумажные документы — соответствующий приказ № 115 от 3 апреля 2026 года вступает в силу 1 сентября. Это касается перевозок в условиях военного положения и чрезвычайных ситуаций, а также перевозок для нужд органов власти. Кроме того, ЭПД не обязателен, если перевозка не связана с предпринимательской деятельностью — например, при доставке физическому лицу или перевозке груза компанией для себя собственным транспортом.

Если участники грузоперевозки игнорируют обязанность обмена ЭПД или допускают ошибки в оформлении, ФНС может отказать в учете расходов по перевозке. Кроме того, ФЗ № 140 предусматривает штрафные санкции для всех участников за отсутствие электронных документов — они начнут действовать с 1 сентября 2026 года. За первое нарушение штраф для юридических лиц составит от 80 000 до 120 000 рублей, для должностных лиц — от 20 000 до 40 000 рублей. При повторном нарушении суммы штрафов удваиваются.

С 1 сентября 2026 года работа без электронных перевозочных документов станет невозможной. Не откладывайте подключение к ИС ЭПД, оформление электронных подписей и обучение сотрудников на последний момент — переход требует времени на выбор оператора, заключение договора и настройку процессов.