Управленческая отчётность: три основных отчёта для собственника бизнеса

Оптовая компания закрыла месяц с прибылью 1 млн ₽, а денег на счёте стало на 3,5 млн ₽ меньше. Бухгалтерия при этом в порядке: налоги уплачены, декларации сданы. Куда ушли деньги, бухгалтерский учёт не показывает — на этот вопрос отвечает управленческая отчётность: ДДС, отчёт о прибылях и убытках и управленческий баланс.

Бухгалтерский и налоговый учёт ведутся по правилам государства. На практике это означает следующее:

1. Вести учёт обязательно. Компания обязана вести бухгалтерский учёт по закону № 402-ФЗ, отказаться от него нельзя.
2. Форму задаёт не компания. Отчётность составляют по образцам из стандарта ФСБУ 4/2023. Если файл не соответствует формату ФНС, отчётность не примут.
3. Сроки заданы заранее. Годовую отчётность сдают в ФНС до 31 марта следующего года. Обязательна она раз в год.

Такая отчётность адресована государству, банкам и контрагентам. Она показывает итог за год по компании в целом и не делит его по направлениям, клиентам или проектам.
Управленческую отчётность компания составляет для себя и никуда не сдаёт. Собственник сам решает, какие показатели считать, в каких разрезах и как часто: раз в неделю, раз в месяц или по запросу.

Возьмём условную компанию, которая торгует оптом и держит розничный магазин. В бухгалтерской отчётности за год одна цифра: прибыль 6 млн ₽, и собственник видит её только весной следующего года. В управленческом отчёте те же 6 млн ₽ разложены по направлениям и месяцам: опт принёс 9 млн ₽, а розница дала 3 млн ₽ убытка. Первый отчёт говорит, что бизнес прибыльный. Второй показывает, что розница каждый месяц съедает треть заработанного оптом, и решать, что с ней делать, нужно сейчас.
Одна система не заменяет другую. Бухгалтерская отчётность нужна, чтобы отчитаться и не получить претензий. Управленческая — чтобы принимать решения.

Состав управленческой отчётности зависит от компании, но в основе почти всегда три отчёта:

1. ДДС (отчёт о движении денежных средств) показывает, сколько денег пришло и ушло, по каким статьям и сколько осталось на счетах и в кассе.
2. ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках) показывает, сколько компания заработала за период. Выручка и расходы учитываются в момент сделки, а не в момент оплаты.
3. Управленческий баланс показывает, чем компания владеет и кому должна на конкретную дату: деньги, запасы, долги покупателей, обязательства перед поставщиками и банками, собственный капитал.

Управленческие отчёты для руководителя читают вместе, потому что по отдельности каждый даёт неполную картину. ДДС не покажет прибыль, ОПиУ не покажет остаток денег, а баланс без первых двух не объяснит, почему цифры изменились. Базовый набор дополняют под задачи компании: платёжным календарём, отчётами по дебиторской задолженности, запасам, рентабельности проектов или клиентов.

Вернёмся к оптовой компании из начала статьи.

За месяц компания отгрузила товар на 12 млн ₽. Себестоимость проданного — 9 млн ₽, операционные расходы — 2 млн ₽. ОПиУ показывает прибыль 1 млн ₽.

ДДС объясняет, почему при этом денег стало на 3,5 млн ₽ меньше:

• Покупатели работают с отсрочкой и заплатили 8,5 млн ₽ из 12 млн ₽.
• Поставщикам ушло 9,5 млн ₽: товар закупали по предоплате и с запасом.
• На операционные расходы потрачено 2 млн ₽.
• Ещё 0,5 млн ₽ ушло на погашение основного долга по кредиту. В расходы эта сумма не попадает, но деньги со счёта уходят.

Итого: 8,5 − 9,5 − 2 − 0,5 = −3,5 млн ₽.

Управленческий баланс показывает, где оказалась прибыль. Долги покупателей выросли на 3,5 млн ₽, запасы на складе — на 0,5 млн ₽, долг перед банком сократился на 0,5 млн ₽. Прибыль реальна, но она в товаре и в чужих обязательствах, а не на счёте.

Проблема компании не в продажах и не в расходах, а в условиях работы: отсрочки покупателям длиннее, чем позволяют условия поставщиков. Значит, пересматривать нужно отсрочки, лимиты по клиентам, объём закупок и условия с поставщиками. По одному отчёту такой вывод сделать нельзя.

Начинать стоит с вопросов, которые собственник задаёт себе сам.

1. Хватит ли денег на зарплату, налоги и закупку в следующем месяце? На это отвечает ДДС, продлённый вперёд: план поступлений и платежей на несколько недель. Нехватка денег видна заранее, и остаётся время перенести платёж или поторопить покупателя.
2. Какое направление зарабатывает, а какое живёт за счёт остальных? На это отвечает ОПиУ с разбивкой по направлениям. Сначала договоритесь, как делить расходы, которые работают на всех: общий склад, доставку, рекламу, бухгалтерию. Если всю аренду склада записать на опт, розница будет выглядеть прибыльнее, чем она есть.
3. Сколько дивидендов можно выплатить, не оставив компанию без денег? На это отвечают баланс и ДДС вместе. Прибыль в отчёте ещё не значит, что деньги свободны: сначала идут налоги, зарплата, расчёты с поставщиками и платежи по кредиту.
4. Какие строки отчёта мне действительно нужны? Оставьте только те, от которых зависит решение. Выросли долги покупателей — вы пересматриваете отсрочки. Если строка ничего не меняет в ваших действиях, она лишняя.
5. Кто отвечает за отчёты? Назначьте одного ответственного. Им может быть финансовый директор, финансовый менеджер, бухгалтер с дополнительной задачей или внешний подрядчик. Определите срок: отчёт, который приходит через полтора месяца после окончания периода, для решений уже бесполезен.

Значительная часть данных уже есть в бухгалтерской базе и банковских выписках. Обычно не хватает единых статей и договорённости, как именно считать.