Бухгалтерский и налоговый учет: за что отвечает руководитель бизнеса
В бизнес-среде бытует убеждение, что предприниматель должен быть сосредоточен исключительно на развитии своей компании, а для всех остальных задач есть команда либо подрядчики. Это верно, но только не в отношении бухгалтерии. Нашим клиентам мы всегда объясняем одну важную вещь: найм в штат профессионального бухгалтера так же, как привлечение специалиста-фрилансера или бухгалтерской компании на аутсорсинге, не означает, что теперь руководитель бизнеса может полностью перестать вникать в вопросы бухгалтерского и налогового учета. О том, какова степень его ответственности за состояние собственной бухгалтерии рассказываем в данном материале.
Организация работы бухгалтерии - обязанность руководителя бизнеса
Прежде всего, напомним о том, какие основные задачи решает бухгалтерия в компании.
К ним относятся:
Правильная организация такой работы и отсутствие ошибок при ее выполнении — это страховка от убытков, вызванных штрафами и доначислениями налогов, а также рисков приостановки или полной остановки деятельности компании (например, по причине блокировки счетов). Поэтому прямой обязанностью руководителя, который в первую очередь заинтересован в стабильном функционировании и развитии своего бизнеса, является организация работы бухгалтерии. Более того, эта обязанность закреплена в действующем законодательстве (см п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
Итак, вот первая зона ответственности руководителя: именно он должен создать службу бухгалтерии и юридически оформить ее, выпустив необходимые положения и приказы; определить функционал бухгалтера, обеспечить инфраструктуру для его работы, принять специалиста в штат. Альтернативный вариант – привлечь фрилансера или передать бухгалтерию на аутсорсинг.
При этом нужно учитывать два момента:
1. С бухгалтером необходимо обязательно заключить трудовой договор или договор ГПХ (если он фрилансер), в котором будут четко определены его обязанности и ответственность за их ненадлежащее исполнение, в том числе материальная (о ней дополнительно скажем чуть позже). Если привлекается бухгалтерская компания, то же самое закрепляется в договоре оказания услуг.
В случае с фрилансером, имеющим статус самозанятого, следует помнить: сотрудничество с ним не запрещено законом, однако на практике регулярные перечисления ему денежных средств, даже при наличии договора, могут навести ФНС на подозрения о подмене трудовых отношений и, соответственно, занижении налоговой базы со всеми вытекающими последствиями. Подробнее об этом можно прочитать здесь.
2. Не стоит перекладывать на бухгалтера обязанности, которые относятся к компетенции финансовой службы и/или юристов. Например, проверку контрагентов на надежность, составление и проверку договоров, дополнительных соглашений и т.п., ведение делопроизводства, кадровый учет. Бухгалтерия должна нести ответственность исключительно за те свои функции, которые мы перечислили выше.
К ним относятся:
- Ведение бухгалтерского и налогового учета, в том числе корректное (с учетом всех актуальных требований законодательства) формирование отчетности и своевременная отправка ее в ФНС, СФР и Росстат;
- Расчет налоговой базы и оптимизация налогообложения законными способами (о них мы подробно рассказывали ранее);
- Ежеквартальная и годовая сверка взаиморасчетов с контрагентами;
- Своевременный сбор и принятие к учету первичной и прочих видов документации, подтверждающей финансовые операции компании.
Правильная организация такой работы и отсутствие ошибок при ее выполнении — это страховка от убытков, вызванных штрафами и доначислениями налогов, а также рисков приостановки или полной остановки деятельности компании (например, по причине блокировки счетов). Поэтому прямой обязанностью руководителя, который в первую очередь заинтересован в стабильном функционировании и развитии своего бизнеса, является организация работы бухгалтерии. Более того, эта обязанность закреплена в действующем законодательстве (см п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
Итак, вот первая зона ответственности руководителя: именно он должен создать службу бухгалтерии и юридически оформить ее, выпустив необходимые положения и приказы; определить функционал бухгалтера, обеспечить инфраструктуру для его работы, принять специалиста в штат. Альтернативный вариант – привлечь фрилансера или передать бухгалтерию на аутсорсинг.
При этом нужно учитывать два момента:
1. С бухгалтером необходимо обязательно заключить трудовой договор или договор ГПХ (если он фрилансер), в котором будут четко определены его обязанности и ответственность за их ненадлежащее исполнение, в том числе материальная (о ней дополнительно скажем чуть позже). Если привлекается бухгалтерская компания, то же самое закрепляется в договоре оказания услуг.
В случае с фрилансером, имеющим статус самозанятого, следует помнить: сотрудничество с ним не запрещено законом, однако на практике регулярные перечисления ему денежных средств, даже при наличии договора, могут навести ФНС на подозрения о подмене трудовых отношений и, соответственно, занижении налоговой базы со всеми вытекающими последствиями. Подробнее об этом можно прочитать здесь.
2. Не стоит перекладывать на бухгалтера обязанности, которые относятся к компетенции финансовой службы и/или юристов. Например, проверку контрагентов на надежность, составление и проверку договоров, дополнительных соглашений и т.п., ведение делопроизводства, кадровый учет. Бухгалтерия должна нести ответственность исключительно за те свои функции, которые мы перечислили выше.
Кто за что отвечает
Как только штатный бухгалтер или подрядчик нанят, он отвечает за своевременное и правильное исполнение своих обязанностей, а руководитель бизнеса - за контроль работы бухгалтерии хотя бы в минимальном объеме. Такова его вторая зона ответственности.
В чем выражается контроль:
1. Руководитель должен быть в курсе того, как ведется бухгалтерский и налоговый учет. Каков размер налоговой базы компании в текущем году, как можно ее оптимизировать, своевременно ли сдается отчетность. Опытный профессиональных бухгалтер/аутсорсер сам будет держать его в курсе, в противном случае эту информацию нужно периодически запрашивать (напомним, для руководителя финансовая стабильность компании имеет первостепенное значение). Кроме того, руководитель обязательно должен иметь прямой доступ к программе, в которой ведется бухгалтерский и налоговый учет, и видеть, что в ней происходит.
2. Исключительно в распоряжении руководителя всегда должен оставаться токен, где хранится сертификат его электронной цифровой подписи (помните - создание копий запрещено и расценивается как преступление). Иными словами, право подписи документов руководитель бизнеса оставляет за собой, а не передает бухгалтеру. Под документами имеются в виду не только договоры с контрагентами. Часто бывает так, что только руководитель, имея на руках токен, подписывает и отправляет отчетность в контролирующие органы. Соответственно, задача бухгалтера - вовремя напоминать ему об этом.
В чем выражается контроль:
1. Руководитель должен быть в курсе того, как ведется бухгалтерский и налоговый учет. Каков размер налоговой базы компании в текущем году, как можно ее оптимизировать, своевременно ли сдается отчетность. Опытный профессиональных бухгалтер/аутсорсер сам будет держать его в курсе, в противном случае эту информацию нужно периодически запрашивать (напомним, для руководителя финансовая стабильность компании имеет первостепенное значение). Кроме того, руководитель обязательно должен иметь прямой доступ к программе, в которой ведется бухгалтерский и налоговый учет, и видеть, что в ней происходит.
2. Исключительно в распоряжении руководителя всегда должен оставаться токен, где хранится сертификат его электронной цифровой подписи (помните - создание копий запрещено и расценивается как преступление). Иными словами, право подписи документов руководитель бизнеса оставляет за собой, а не передает бухгалтеру. Под документами имеются в виду не только договоры с контрагентами. Часто бывает так, что только руководитель, имея на руках токен, подписывает и отправляет отчетность в контролирующие органы. Соответственно, задача бухгалтера - вовремя напоминать ему об этом.
Кто несет ответственность за ошибки
К сожалению, избежать ошибок при ведении бухгалтерского и налогового учета не всегда возможно. Возникает вопрос о том, кто и в какой степени несет ответственность за последние - руководитель и/или бухгалтер?
Здесь важно знать следующее:
1. Существует ст.15.11 КоАП РФ в которой перечислены виды грубых нарушений требований к бухучету: намеренное искажение показателей бухгалтерской отчетности, искажение данных учета в целях занижения налоговой базы и другие. За это должностному лицу назначают штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей, если нарушение выявлено впервые (при повторном штраф увеличивается вдвое или следует дисквалификация на определенный срок). Гораздо более серьезные штрафы, а также наказание в виде уголовной ответственности возможны, если ФНС обнаружит признаки намеренного уклонения от уплаты налогов.
В данном случае платить будет тот, кто в организации официально, по должности, отвечает за организацию бухгалтерского учета - либо руководитель, либо главный бухгалтер. Последний может быть освобожден от ответственности, если выяснится, что нарушения были допущены по письменному распоряжению руководителя с представлением соответствующих доказательств.
Если ведение бухгалтерии передано на аутсорсинг, распределение функционала между заказчиком и исполнителем, а также их ответственность определяется условиями договора оказания услуг. Безусловно, бухгалтерская компания заинтересована в том, чтобы не допускать никаких ошибок, поскольку для нее крайне важна репутация и долгосрочное сотрудничество с клиентом. Однако если какие-либо нарушения все-таки будут иметь место, ответственность за них, как показывает сложившаяся судебная практика, возлагается на налогоплательщика и/или его руководство. К примеру, согласно логике судов, обязанность вовремя сдавать декларацию по НДС по закону лежит на налогоплательщике как организаторе учета, а значит с него и спрос за связанные с этим нарушения (аутсорсинговая компания лишь выполняет функции по ведения учета, но не является его организатором).
2. В договоре с бухгалтером/партнером на аутсорсе может быть оговорена материальная ответственность. Однако она распространяется только на случаи, когда бухгалтер наносит компании материальный ущерб в виде, например, порчи имущества или присвоении принадлежащих ей денежных средств. Если из-за ошибок или нарушений в ведении бухгалтерского и налогового учета ФНС налагает на организацию штраф или пени, то, как мы уже писали в пункте выше, оплачивать их будет сама организация - налогоплательщик, а не бухгалтер.
Подводя итог, скажем еще раз о том, что руководитель бизнеса:
1. Обязан организовать и настроить работу бухгалтерии в своей компании;
2. Может не вести бухгалтерию сам (есть категории организаций, где ему это и вовсе запрещено законом), но обязан осуществлять хотя бы общий надзор за выполнением задач по ведению бухгалтерского и налогового учета, так как это напрямую связано с финансовой стабильностью и безопасностью бизнеса.
3. Должен помнить, что есть ситуации, когда он несет личную ответственность за ошибки в бухучете.
4. Должен прислушиваться к рекомендациям бухгалтера, своевременно предоставлять ему необходимые документы по запросу.
Все остальное профессиональный бухгалтер или партнер на аутсорсе возьмет на себя.
Если у вас есть вопросы по организации бухгалтерии и ведению учёта, свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 969-19-11 или по почте info@binergy.ru. Мы поможем разобраться и подберем решения для вашего бизнеса.
Здесь важно знать следующее:
1. Существует ст.15.11 КоАП РФ в которой перечислены виды грубых нарушений требований к бухучету: намеренное искажение показателей бухгалтерской отчетности, искажение данных учета в целях занижения налоговой базы и другие. За это должностному лицу назначают штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей, если нарушение выявлено впервые (при повторном штраф увеличивается вдвое или следует дисквалификация на определенный срок). Гораздо более серьезные штрафы, а также наказание в виде уголовной ответственности возможны, если ФНС обнаружит признаки намеренного уклонения от уплаты налогов.
В данном случае платить будет тот, кто в организации официально, по должности, отвечает за организацию бухгалтерского учета - либо руководитель, либо главный бухгалтер. Последний может быть освобожден от ответственности, если выяснится, что нарушения были допущены по письменному распоряжению руководителя с представлением соответствующих доказательств.
Если ведение бухгалтерии передано на аутсорсинг, распределение функционала между заказчиком и исполнителем, а также их ответственность определяется условиями договора оказания услуг. Безусловно, бухгалтерская компания заинтересована в том, чтобы не допускать никаких ошибок, поскольку для нее крайне важна репутация и долгосрочное сотрудничество с клиентом. Однако если какие-либо нарушения все-таки будут иметь место, ответственность за них, как показывает сложившаяся судебная практика, возлагается на налогоплательщика и/или его руководство. К примеру, согласно логике судов, обязанность вовремя сдавать декларацию по НДС по закону лежит на налогоплательщике как организаторе учета, а значит с него и спрос за связанные с этим нарушения (аутсорсинговая компания лишь выполняет функции по ведения учета, но не является его организатором).
2. В договоре с бухгалтером/партнером на аутсорсе может быть оговорена материальная ответственность. Однако она распространяется только на случаи, когда бухгалтер наносит компании материальный ущерб в виде, например, порчи имущества или присвоении принадлежащих ей денежных средств. Если из-за ошибок или нарушений в ведении бухгалтерского и налогового учета ФНС налагает на организацию штраф или пени, то, как мы уже писали в пункте выше, оплачивать их будет сама организация - налогоплательщик, а не бухгалтер.
Подводя итог, скажем еще раз о том, что руководитель бизнеса:
1. Обязан организовать и настроить работу бухгалтерии в своей компании;
2. Может не вести бухгалтерию сам (есть категории организаций, где ему это и вовсе запрещено законом), но обязан осуществлять хотя бы общий надзор за выполнением задач по ведению бухгалтерского и налогового учета, так как это напрямую связано с финансовой стабильностью и безопасностью бизнеса.
3. Должен помнить, что есть ситуации, когда он несет личную ответственность за ошибки в бухучете.
4. Должен прислушиваться к рекомендациям бухгалтера, своевременно предоставлять ему необходимые документы по запросу.
Все остальное профессиональный бухгалтер или партнер на аутсорсе возьмет на себя.
Если у вас есть вопросы по организации бухгалтерии и ведению учёта, свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 969-19-11 или по почте info@binergy.ru. Мы поможем разобраться и подберем решения для вашего бизнеса.
