Меня зовут Наталья Автаева. В 2017 году мы вместе с сыном Александром создали семейный бизнес в Москве: начали оказывать предпринимателям услуги по бухгалтерскому сопровождению на аутсорсинге. О том, как он устроен, как конкурирует с современными бухгалтерскими онлайн-сервисами и почему классический аутсорс на этом рынке до сих пор востребован – рассказываю в этой статье.

Александр всегда хотел быть предпринимателем. Идея проекта пришла к нему, когда он еще учился в институте. Будучи студентом последних курсов, Александр изучал самые разные рынки; смотрел, где можно без больших начальных затрат запустить свое дело и какие существуют условия для его развития. Отсюда возникло несколько вариантов, но больше других Александра привлек аутсорсинг бухгалтерских услуг по нескольким причинам. Этот рынок активно рос в то время (и сейчас растет), у него большая емкость, а для старта бизнеса требовалось минимум вложений. К тому же Александр пригласил в проект меня – специалиста с 25-летним опытом работы в сфере бухгалтерии на разных позициях в крупных организациях.

Так появилась компания «Маяк Финанс». Смысл у названия простой: маяк – ориентир для кораблей в море, а мы ориентир для бизнеса в вопросах бухгалтерского учета. Но недавно мы сменили название на другое - «Бинергия». Хотели, чтобы оно было еще более конкретным и отражало особенности нашего подхода к бизнесу, о котором речь пойдет далее.

Компетенции между собой мы с самого начала распределили так: Александр взял на себя все организационные вопросы, переговоры с потенциальными клиентами, заключение договоров и настройку внутренних бизнес-процессов, а я занялась оперативной деятельностью. Вложения средств потребовала только аренда офиса и зарплата первых сотрудников, которых мы наняли уже на второй месяц работы. Тем не менее, практически весь первый год я вела клиентов самостоятельно – это было необходимо, чтобы собрать данные для дальнейшего контроля эффективности сотрудников и качества оказанных клиенту услуг.

Я сама бухгалтер-универсал и команду формировала из таких-же универсалов. Они занимаются операционным ведением деятельности клиентов, формируют первичные документы, отчётность за каждый отчетный / налоговый период и т.п. Лично у меня в каждом проекте сейчас две задачи. Первая – подобрать для клиента такого специалиста, чтобы им было комфортно взаимодействовать друг с другом. Например, клиенту важно, чтобы бухгалтер отвечал на любой запрос быстро, в течение дня или даже часа. В этом случае я ставлю на проект сотрудника, которому комфортно работать в таком режиме. Вторая моя задача – обеспечить решение сложных вопросов, если сотрудникам не хватает компетенций, чтобы решить их самостоятельно. Таким образом, на проекте всегда два человека. Это важно еще и потому, что позволяет сохранить клиента, если приходится передавать его проект другому сотруднику. Руководители бизнеса очень привязываются к «своему» бухгалтеру и сильно нервничают, если последний по каким-то причинам уходит. Но в нашем случае клиент знает, что я всегда рядом и готова решать любые его вопросы, поэтому смена сотрудника проходит спокойно.

В итоге у нас выстроилась классическая модель аутсорсинга бухгалтерских услуг: мы полностью заменяем штатную бухгалтерию, с той лишь разницей, что наши сотрудники не находятся в офисе клиента и не состоят в его штате – мы работаем по договору.

Казалось бы, такая модель выглядит устаревшей. Многие аутсорсеры сегодня формируют целые команды для обслуживания клиентов, а на нашем рынке есть еще и бухгалтерские онлайн-сервисы, которые предлагают некоторые конкуренты и даже банки. Там работа идет через чат-боты, операции автоматизированы, не бывает человеческого фактора, все дешево и классно на первый взгляд. Но на практике получилось так, что тесное взаимодействие с клиентом стало нашей фишкой, главным конкурентным преимуществом.

Мы работаем с небольшими компаниями, которым не нужен штат бухгалтеров, где один специалист работает с дебиторской задолженностью, другой отвечает за взаимодействие с банками, третий формирует платежки и т.п. У них просто нет такого большого количества финансовых операций. А онлайн-сервисами они не всегда готовы пользоваться, во-первых, потому, что в них приходится самостоятельно разбираться (на что у предпринимателя часто просто нет времени либо отсутствует необходимый опыт), а, во-вторых, сложный вопрос такой сервис не решит, консультировать и вникать в бизнес клиента там никто не будет. С некоторыми компаниями наше сотрудничество начиналось как раз с того, что они просили проверить, адекватно ли работает используемый ими сервис, либо были им не удовлетворены. Конечно, определенная автоматизация у нас тоже есть, например, ввод первичной документации в 1С проходит в автоматическом режиме. Все остальные задачи выполняют люди, сотрудники, с которыми можно поговорить, что-то обсудить, в чем-то попросить разобраться.

В основном, к нам обращаются предприниматели из сферы малого и среднего бизнеса. Каждую заявку рассматриваем в индивидуальном порядке. Не имеют значения сфера деятельности клиента и его географическое положение – это могут быть продажи товаров на маркетплейсах или, например, небольшое производственное предприятие в Москве, Омске, Краснодаре или любом другом городе России. Мы смотрим, каким ПО компании пользуется для ведения бухгалтерского учета, и, если оно специфическое, не берем ее на обслуживание (за исключением случаев, когда клиент готов перейти на софт, с которым мы работаем). Также до недавнего времени мы не работали с теми ООО или ИП, у которых в штате состоят иностранные граждане (или если компания планирует их нанять). Теперь стали брать таких клиентов, но не занимаемся вопросами, связанными с миграционным учетом иностранных сотрудников. И еще не заключаем договор с компаниями, которым нужно вести юрлицо, зарегистрированное за рубежом. Также у нас нет разовых услуг, например, регистрации юрлица. Только если у клиента еще нет компании, но он изначально готов работать с нами, помогаем ее открыть.

Некоторые входящие заявки приходится рассматривать достаточно долго, потому что у клиента могут быть задачи, в которых мне предварительно нужно разобраться. Дожидаются не все, но так мы страхуем свои риски. Если я лично в чем-то не разбираюсь, то не могу гарантировать качество обслуживания. Например, российская компания переезжает за рубеж, чтобы продолжать работать оттуда с российскими клиентами. Там возникает масса вопросов по бухгалтерии, которые нужно тщательно изучать прежде, чем что-то делать. Есть компании, которые всеми силами стремятся заключить договор, а уже потом думают, как вести клиента. Но я против подобного подхода, даже если это лишает нас определенной части заказчиков и прибыли.

Труднее всего развивать сотрудничество с теми, кто только что запустил свой первый бизнес. Очень часто это семейный бизнес, например, у супругов есть ИП; один оказывает услуги, второй занимается бухгалтерским сопровождением. Вернее, пытается заниматься, потому в бухгалтерии не разбирается, у него же нет специального образования и опыта. Казалось бы, в чем тут сложность? Если человек не разбирается в каком-то вопросе, он доверяет мнению и рекомендациям профессионала. Мы говорим, как правильно оформлять и проводить те или иные платежи, какие документы нам нужны для формирования отчетности перед налоговой, в какие сроки их готовить, что за запрос пришел из ФНС, как на него ответить и т.п., а предприниматель просто выполняет необходимые действия. Но иногда бывает крайне непросто организовать клиента, чтобы он свою часть работы выполнял вовремя.

К примеру, подходит срок квартального платежа по налогам, а руководитель компании не присылает нам документы от контрагентов – у него висят незакрытые платежи, мы не можем рассчитать налог. Он эти документы просто постоянно забывает собирать. Бывает, клиент не понимает, почему мы совершаем те или иные действия (к примеру, готовим корректирующую налоговую декларацию для ФНС) и считает, что этого вообще можно не делать, что мы просто накручиваем стоимость услуг. Работая с такими клиентами, я стараюсь повышать уровень их финансовой грамотности. Объясняю, что им необходимо разбираться в том, что происходит с их бухгалтерией – переложить все вопросы на бухгалтера, хоть штатного, хоть на аутсорсе и забыть о них не получится. Нужно понимать преимущества и ограничения выбранной системы налогообложения, знать, в какой период какие налоги необходимо уплачивать, чтобы не нарваться на штраф или блокировку счета, как проводить те или иные платежи, обязательно своими глазами смотреть всю отчетность, которую формирует бухгалтер и многое другое. Это залог устойчивого развития бизнеса.

В клиентах у нас, конечно, есть и компании, во главе которых стоит уже опытный предприниматель, осознающий важность качественного бухгалтерского сопровождения. Как правило, это человек, до создания своего бизнеса работавший в крупных компаниях на высоких позициях. Или организация, которой он управляет, начинает развивать новое направление деятельности, а действующий бухгалтер не может его закрыть. Как правило, такие люди и сами многое понимают в бухгалтерии, имеют опыт работы со штатным бухгалтером, поэтому четко знают, чего ждут от сотрудничества с нами. А еще, чтобы снимать лишние вопросы, мы даем клиенту полный доступ в облачную 1С (далеко не у всех компаний она изначально есть, приходится настраивать или восстанавливать), в которой его ведем. Так он может в режиме онлайн видеть все, что мы делаем, и даже сам выполнять некоторые действия, к примеру, выставить контрагенту счет, выгрузить документы из ЭДО и т.п. Это интересно особенно тем предпринимателям, которые разбираются в бухгалтерии.

Я уже говорила, что часто потенциальные клиенты приходят с определенной проблемой, обычно блокировкой счета по инициативе банка или ФНС. Им нужно разобраться, почему так случилось и как с этим быть. Здесь подключаюсь всегда я – начинаю смотреть их программу и сделки, искать возможные причины блокировки, а затем консультирую насчет того, как выходить из положения. Как правило, все эти проблемы имеют решение. И все же мой совет – гораздо эффективнее не разбираться с ними постфактум, а предупреждать их возникновение. А для этого необходимо тщательно анализировать планируемые сделки, желательно вместе с бухгалтером, выявлять все возможные риски и думать, как их устранить.

Еще один популярный запрос – как платить меньше налогов. На это я всегда отвечаю, что мы не помогаем уходить от уплаты положенных по закону налогов, никаких документов не рисуем. Далеко не все предприниматели понимают, что с ростом их компании, увеличением объема выручки и прибыли налоговая нагрузка не может остаться на прежнем уровне – она тоже вырастет. Когда это происходит, у руководителей бизнеса часто возникает желание не платить налоги в принципе. Но мы стремимся к финансовой грамотности своих клиентов - объясняем, как правильно планировать налоговую нагрузку, какие операции и когда следует совершать, как правильно оформлять их, не нарушая действующее законодательство.

В интересах клиента мы можем перераспределить налоговую нагрузку, если это возможно, например, перенести вычеты по налогу на добавленную стоимость (НДС) на следующий налоговый период, а кроме того, стараемся делать так, чтобы он просто не платил налогов больше, чем необходимо. Так, если видим, что клиенту выгоднее перейти на УСН 6% - обязательно порекомендуем такой шаг. Если позволяют критерии и показатели бизнеса, помогаем оформить льготу по налогам. Или посоветуем воздержаться от постоянного снятия денег со счета ООО или ИП под отчет, чем, к сожалению, грешат многие предприниматели. Один из клиентов недавно ушел от нас, заявив, что платит слишком много налогов (хотя реально он уплачивал 2% от оборота в несколько миллионов рублей), а мы с этим ничего не делаем. Взял штатного бухгалтера, который, судя по тому, что мы увидели в программе (доступ к ней оставался у нас в период передачи дел) посоветовал руководителю компании как раз брать средства под отчет, и это были суммы на сотни тысяч рублей. Это большой риск для компании, которого, конечно, стоит избегать.